Cos'è il whistleblowing e chi è un whistleblower?

Il termine “whistleblower” indica il dipendente, nonché qualsiasi altro soggetto che si relazioni con la Società al fine di effettuare la Segnalazione, che in ambito aziendale riferisce di condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro.

Attraverso la Segnalazione, il whistleblower contribuisce all’emersione di situazioni di degenerazione e di malfunzionamenti del sistema interno alla gestione aziendale, partecipando ad un processo di prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per la Società.

Lo strumento contribuisce, infatti, a diffondere la cultura dell’etica e della legalità all’interno della Società e a creare un senso di partecipazione e di appartenenza alla medesima, generato dal superamento del timore dei dipendenti di subire ritorsioni da parte degli organi sociali o dei colleghi, o dal rischio di vedere inascoltata la propria segnalazione.

Come posso inviare una segnalazione?

Il sistema Segnalazioni.net prevede due modalità che possono essere presenti contemporaneamente o meno, in base alle scelte del Responsabile del Whistleblowing:
Utente Registrato: crei un account tramite il quale accedi con username e password (scelte da te) alle tue segnalazioni. In questo caso la tua identità è disponibile al destinatario Responsabile, ma è separata dalla segnalazione e nascosta.
Utente non registrato: crei la segnalazione e accedi ad essa tramite i codici rilasciati dal sistema. Custodisci con cura il codice e la password perché in caso di smarrimento non avrai più accesso alla tua segnalazione. Se hai indicato nome e cognome, la tua identità resterà nascosta ma accessibile solo al destinatario della segnalazione. Se preferisci restare anonimo, se questa modalità è stata prevista, non indicare riferimenti che potrebbero far risalire alla tua identità. Se alleghi dei file, ricorda di verificare che non contengano riferimenti alla tua identità, anche all’interno dei metadata. Se richiesto dal Responsabile, potrai comunicare la tua identità, successivamente, tramite l’area messaggi.

Da chi e come viene gestita la mia segnalazione?

Normalmente la segnalazione viene gestita da un Responsabile del Whistleblowing oppure dall’Organismo di Vigilanza. La Segnalazione viene gestita dall'OdV nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, secondo la normativa dettata in tema di privacy e trattamento dei dati personali. Per ulteriori dettagli ti consigliamo di leggere il regolamento.

Come posso verificare l'andamento della mia segnalazione?

Se sei un utente REGISTRATO o hai indicato l’indirizzo email come UTENTE NON REGISTRATO, riceverai una notifica via email nel caso in cui il Responsabile voglia richiederti ulteriori informazioni o chiarimenti. Se non ricevi notifiche, verifica anche nella casella dello spam. Ad ogni modo ti consigliamo di accedere periodicamente alla tua segnalazione per verificare direttamente se hai delle richieste o semplicemente per consultare lo stato di lavorazione. L'Organismo di Vigilanza, ricevuta la segnalazione, procede alle opportune verifiche e controlli, da concludersi nel più breve tempo possibile e, in ogni caso, non oltre i sessanta giorni dalla ricezione della segnalazione.Ti ricordiamo, per motivi di riservatezza, di non utilizzare un indirizzo di posta aziendale.

Come posso integrare la segnalazione?

Dopo aver inviato la segnalazione puoi integrarla, accedendo alla segnalazione stessa e inserendo una comunicazione nell’area “messaggi”.

Quali fatti o atti posso segnalare?

Le segnalazioni possono riguardare, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
- violazioni relative alla tutela dei lavoratori, ivi inclusa la normativa antinfortunistica;
- comportamenti e/o pratiche non conformi con le disposizioni del Codice Etico, del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, e dei protocolli/procedure adottati dalla Società;
- condotte e fatti illeciti, presunti o effettivi, rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001;
- comportamenti illeciti nell’ambito dei rapporti con esponenti delle Pubbliche Amministrazioni;
- altre condotte illecite (es. abuso o eccesso di potere, irregolarità amministrative e negli adempimenti contabili e fiscali, ecc.);
- altri comportamenti illeciti, rischi, reati o irregolarità potenzialmente rilevanti.
Per ulteriori dettagli puoi consultare il regolamento.

Chi può visualizzare la mia identità?

Le segnalazioni e l'identità del Whistleblower sono altamente riservate per questo motivo il software nasconde l’identità del segnalante. L'accesso all'identità del segnalante è concesso esclusivamente al responsabile della segnalazione, tramite una procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione. Nel caso in cui il responsabile abbia visualizzato la tua identità, verrai informato dalla piattaforma tramite un avviso. Il sistema non utilizza sistemi di log che consentano di risalire all’identità di chi invia una segnalazione.